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谁为流程重组买单
作者:刘梅 发表时间:2007-9-23
  一个简单的采购环节,也需要三四个月的时间,于是都都公司不得不对流程进行梳理,但梳理之后的结果却并不如意。

  这两年,CIO们遇到一起, 问候话题也都开始与时俱进:
  
  老贾: “你们单位重组了吗?”
  
  老朱: “你是说流程吧, 我们已经重组过了, 去年就重组完了。你们怎么样啊?”
  
  老贾: “我们领导也正考虑这事呢, 可能下个月就要开始重组了。 ”

  老贾是都都汽车公司的CIO,正在为“紧急采购流程”头疼。为什么头疼?就是因为公司内部流程流转太慢。
  
为流程头疼
  
  本来采购部很简单的一个采购价格,内部批复就需要25天,再加上招标花掉的1个多月,最终还要在价格上和供应商反复扯皮,结果是一个简单的配件采购,往往要三四个月才能定下来。而这种情况在都都公司并不鲜见,所导致的后果是推出新车的速度明显赶不上趟,于是在当前车型不断推陈出新的激烈市场竞争状况下,都都公司的汽车总销量逐渐开始减少。
  
  面对多变的市场,不能迅速做出调整的企业就不能生存。看到这种情况,都都公司的老总很生气,责令CIO老贾去调查:看问题出在哪个部门,对于那些故意拖延、消极怠工的,一定要严厉惩罚。老贾在考查其他部门时发现,不仅是“紧急采购流程”环节不畅,还有收款流程也如此,竞争对手已经实现了现款现货,而都都公司却一般是3个月期限的承兑汇票。所以都都公司的配件提供商很有说法,于是在一些紧急事件上的支持力度并不是很强。就这样,老贾用了一个月的时间,深入到各个部门调研。最后结果显示:所有部门都是按照现有制度在执行;所有部门都没有“故意拖延、消极怠工”;所有部门都知道公司的导向是“反应灵敏、迅速决策”⋯⋯一切都好像没有问题。
  
  “这个导向只是文字上的,不是流程的实际效率。”最终采购部部长冯科的一席话,说得老贾突然醒悟—这不就是整个体系支撑不了“反应灵敏、迅速决策”这个导向的真正原因吗?
  
重新梳理
  
  在调查结果汇报会上,公司各部门的分管领导都到齐了,老贾在会上宣布了这一个月来的调查结果。之后,他还为公司开出了诊断报告:都都遇到的这些问题,必须依靠流程重组来解决。“至于流程怎么管的问题,”他不紧不慢地说,“我们最好是请国际上知名的咨询公司帮我们设计,毕竟他们有很多经过实践检验的丰富经验。”
  
  在会上,老总认可了老贾的报告,并指示:“一定要请能解决问题的咨询公司,不能再给都都添乱了!”私下里,老贾又跟CEO交了底:“说实话,我们企业的流程问题挺多的,就按着咨询公司设计的最佳的流程办,应该能解决好企业出现的问题。”CEO赞许地拍了拍老贾的肩膀说:“一切都交给你了!”
  
看上去非常美好
  
  于是老贾请来了5家咨询公司,共同参与都都公司流程改造的招标。祝信公司由于刚刚成功实施了一个同类项目,客户的反映还不错,再加上所设计的流程都还与实际相符,从而最终获得了都都公司的咨询项目。
  
  随后,祝信公司派驻了3个顾问,在全面考查了都都公司各部门的流程后,提交了一份厚厚的诊断报告:“信息孤岛”严重。事实上,都都公司早在3年前就已经开始信息化建设,各个分厂都建设了自己开发的系统,但由于当时开发的时候没有进行过整体规划,因此,虽然各个分厂信息化内部运行得不错,但整体的协调能力却很差,并且几乎所有的数据都不能进行集成。
  
  于是祝信公司建议都都公司重新梳理流程,消灭“信息孤岛”现象,减少数据的重复和不规范现象。为了充分实现数据共享,祝信公司建议都都公司建立全公司统一的信息管理系统平台。在重新整合流程中,祝信公司还建议都都公司完善和强化公司职能部门之间的协作,规范企业内部基础管理,结合企业动态管理,规范部门职能,实现科学的工作流控制。同时在生产上建议贯彻精益生产思想,推广准时制生产,并进一步理顺车间物流,消除无效劳动,优化生产现场管理。最终要达到的目标是实现集成化财务管理、成本管理,为企业决策快速提供准确的数据,并通过统一集成的数据,强化质量管理及控制反馈。
  
  在都都公司各部门和老贾以及祝信公司管理顾问的共同努力下,只用了3个月,就完成了企业调研和业务流程重组的规划,并制定了详细的培训、实施计划。在这个过程中,一切都在有条不紊地实施,看上去都非常美好,而这也给了老贾充足的信心,毕竟是老总亲自交代的任务,如果完不成就惨了。
  
  半年之后,都都公司的流程重组终于实施完毕,期间虽然也出现了各种各样的问题,但在老总“先干了再说”的思想指导下,基本上算是完成了流程重组的大致规划。
  
  那是“信息部门的流程”流程重组实施完成后,祝信的顾问团队撤出了都都公司。都都公司在经历了流程大拐弯之后,在新流程中平稳运行了一段时间。但好日子没过多久,新问题又涌现出来了。在流程重组的项目结束后,CIO老贾担任了顾问“继承者”的角色。当他从咨询顾问手中接过几百个流程结点的时候,他困惑了:这些流程怎么管?在缺乏咨询顾问后续帮助的情况下,他开始自己“摸着石头过河”,建立了流程不断维护、检查的一套办法,用他自己的话说就是,“好不容易把流程的成果保存下来了。”不过,以前这些流程是咨询顾问的流程;而现在各个业务部门却说,“那是信息部门的流程”。
  
  事实上,流程重组远比想象的要复杂。举一个简单的例子,按照仓管系统的要求,“白条”现象应该是彻底杜绝的,因为如果有“白条”存在,一旦“白条”没有被输入到系统当中,采购部门就会摸不清究竟还有多少库存,这样在下定单的时候,不是多了就是少了,会造成了一定的库存压力。现在都提倡“零库存”的概念,但如果有“白条”存在,根本就不可能实现“零库存”这样的管理。
  
  但都都公司的仓库离生产车间有一定的距离,工人们为了图省事,往往会让去仓库的同事顺便打个“白条”,代领一些零配件,而仓管人员也没办法,尤其是有时候是生产部门的负责人直接安排的。所以时间一长,这种现象就很难再避免,而像这样的情况并不是少数。老贾抱怨说:“哪个部门开展工作的时候,也未必都根据已经重组过的流程,流程不能指导实际的操作。”其实与老贾一样,都都公司的每个部门也很烦,天天就是IT系统,其灵活的空间越来越少。
  
谁来为流程负责?
  
  都都公司的领导和其他各部门的人员都感到一丝失落。“曾经认为,请了咨询公司以后,就可以松口气了,难道这个期望也落空了吗?”采购部部长冯科唉声叹气地说。
  
  对于参与管理变革最多的老贾来说,更加失望:“我们已经理解了管理和IT的结合关系,我们希望在IT建设之前,把管理全面理顺,难道这不可期待吗?”
  
  这让都都公司的老总犯了难:问题出了,谁来负责、谁来买单呢?一边是企业生存发展的基石—业务部门;一边是能把企业带进科学管理的IT部门,两边都不好得罪啊,得罪了哪一边,对企业的发展都只能是有害处而无益处。
  
  所以老总只能选择沉默,并暗中悄悄支持业务部门的一些意见,而这只能让老贾更加郁闷,并彻底体会到了“企业的所有O当中,只有CIO是后娘养的”这句话的深意。
  
  不过对于“我们花钱购买咨询服务,不就是解决这些问题的吗?”这句老贾当年的提议,大家还都犹言在耳。
  

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