CIOI:因此，CIO要想让工作进度顺利推进，IT部门就要了解业务部门的心理，要揣摩这个系统到底对业务部门有什么帮助。如果上系统并没有让大家觉得效率提高或省力，谁会支持你呢？大家谈了这么多，我想请刘敏兴老师谈谈，你对CIO所应具备的时间管理能力有什么独到的见解？

　　刘敏兴：时间管理针对不同的人、不同的职业是有所不同的。CIO是一个很有特点的人群，但是仍可以用管理的五大功能来分析CIO时间管理的特点。管理的五大功能分别是：规划、组织、用人、指挥和控制。我们分别从这五个方面来谈谈CIO的时间管理能力问题。

　　首先是规划，CIO要能从战略角度和策略角度做出长、中、短期规划；其次是组织，就是要激发被领导者的潜力并使其良好配合，要做到对上、对下，对左、对右，对内、对外，都要称职；再次是用人，CIO要面对的不仅仅是硬件、软件，更多的，他们是要与人打交道，所以他们要学会如何让部下、同事按自己的意见行事，还要能够把适当的人放在适当的位置；然后是指挥，这实际上是一个授权的过程，这个过程的要点在于正确激发被授权者的能动力；最后是控制，就是每一个人全方位地做到控制与清理。这五大功能在时间管理中都有体现。

　　CIOI:CIO常常被人戏称为“ 救火队员”，会有很多突发的、计划之外的事情找上门来。这必然会对既定计划以及时间的管理产生影响。CIO应该怎样避免过多担当“救火队员”的角色？

　　官冲：需要“救火”都是因为出了事情，不可能一个项目刚上就有火要救。但我觉得是否需要“救火”实际上跟企业IT的成熟度有关系。拿新东方来说，随着公司管理制度的日渐成熟，救火的事情正越来越少。

　　很多的“火灾”是由过去工作的疏忽造成的。所以，CIO要想把时间规划得更好，就不能让以前的事情成为包袱。说实话，你不会有更多的时间去处理以前的事情。一定要把隐患在你做这些事情之前都考虑好，防止隐患的发生。否则，一旦出现问题，就需要弥补，而这些问题弥补起来并不简单，甚至有可能越补越大。

　　CIOI:官冲提出了避免经常“救火”的方法，是不要给以后留下“包袱”，要注意工作质量。大家还有什么好方法吗？

　　张朝阳：避免为“救火”奔忙，就要求我们进行质量的保障，现在我们的保障方法最重要的就是文档管理，对于新光集团来说，每一个项目的计划阶段开始就要做文档。文档的内容很多，比如在分工过程中要将分配开的任务形成任务书，每一个会议或小项目完成后要有备忘录，具体工作之后还要有书面的总结。以一个编程项目为例，在编程项目开展之前要把系统的分析、可行性分析、技术分析，技术实现的难度预计出来，项目完成之后，要总结并写出说明书，然后将各类文档归档并分类管理。

　　这些文档，特别是说明书性质的文档，也是从整体上为企业节省时间的方法。因为形成文档之后，后来者或者项目的其他参与者可以依照这个文档，很容易地继续推进项目。