“公司每年收入的1～3%用于输出队列管理”，“服务中心23%的来自与打印机有关”，“90%的公司没有追踪打印成本”，“IT部门有15%的时间浪费在解决打印相关的问题上”⋯⋯这些来自于Gartner、IDC的报告，可看出打印机带给CIO不少的麻烦，但未能真正得到他们的关注。“CIO忽视打印设备太久了，现在正是他们着手设计企业打印2.0计划的时候了。”中国惠普公司执行副总裁、打印及成像系统集团（IPG）大中华区总经理柯玉璋说：“惠普期望通过打印2.0，帮助企业管理、保护和简化他们的打印及成像环境、改进工作流程以降低成本并提高生产力。”
　　
打印成本尚有30%节约空间
　　
　　用户对打印机的忽视，让他们付出许多无谓成本。3M公司是一家经营最为成功的美国公司之一，与大多数企业一样，3M公司在过去很长时间从未关注过打印成本。支出和浪费的资金总额令人瞠目，打印或复印缺乏集中控制，各部门或办公室需要打印机或复印机的时候就随意决定去买一台，有些办公室几乎人手一台打印机，极少会考设备使用及服务的长期成本。据3M公司统计发现，办公室一共散布了大约101种不同型号的打印机，而且由于以前购买的打印机并不昂贵，经理对这些设备耗费的总成本几乎一无所知。
　　
　　国内公司情况也是如此。位于深圳的安莉芳（中国）服装有限公司设有四层厂房，工作区内有近300名办公人员和三四十台不同型号的打印机。如此多的打印机并未提高工作效率，反而产生很多问题：打印机整合性能落后，只能输出A4幅面，没有扫描功能，不具备双面打印；打印机种类多，分散安置，4名IT人员疲于救火；打印管理松散，无法控制打印内容，重要文件信息安全存在隐患……这些问题让安莉芳付出了高额的打印隐性成本，而他们却在其它地方补漏洞。
　　
　　“实际上，企业文印成本还有30%左右的压缩空间。很多CIO没有意识到这部分的成本，看到打印成本的调研后，他们才恍然大悟。柯玉璋说：“CIO真该好好了解一下企业真实的打印成本了。”
　　
望闻问切， 诊断企业需求
　　
　　“我们希望像用水的概念一样，让CIO知道每月打印成本的支出。”柯玉璋说：“我们的企业打印2.0策略为大型企业提供了‘望闻问切’的诊断方式，以此来了解他们的症状，化解他们的痛苦。”
　　
　　当3M公司在发现自己在打印、复印和传真等输出服务支付了过高的成本，而且无法满足用户群体的需求时，找到了惠普。3M公司IT基础设施总监彼得.高费雷先生说：“我们将大把大把的钱投向操作成本极其昂贵的个人打印机，每年几乎要浪费我们数百万元。”
　　
　　惠普在评估和调研之后，为3M公司做出了使用什么设备、如何使用这些设备以及使用成本等此类分析之后，描绘了一幅广阔的蓝图。在签订打印管理服务协议之后，惠普让3M一切旧貌换新颜。3M公司全球办公场所实现标准化，统一采用惠普数码多功能一体机的激光打印机，将全球设备数量减少了47%，两年内仅在美国就节省了逾300万美元资金。随着该项目向全球范围的推广，节约的数额与日俱增，而且将在未来保持持续增长。
　　
　　其实像3M公司一样，每个企业都有相当的日常办公文印，而且这部分开支通常入在管理费用上，很难与业务部门的实际绩效直接挂钩，就容易造成大量的人为浪费。而且，企业规模越大，打印设备的购置、维护权限就越分散到不同的小部门，使得整体管理缺乏计划和控制。以往，打印设备管理是很容易被忽视的，甚至在企业信息化的过程中都不会将其作为考虑的重点。因此，“望闻问切”的方式是让中国企业意识到，只要加强打印设备系统化管理的意识，就能很快收到文印成本控制的效果。
　　
三层面推进企业打印2.0
　　
　　柯玉璋介绍，惠普企业打印2.0策略将从三个不同层次来支持CIO改善企业打印环境。一是向用户提供完善的打印基础平台。比如，十年前一家100人的公司，只有几台打印机，当它发展到现在5000人的规模时，可能需要200台左右打印的设备。他们应该买多少设备，买什么型号的设备才更合适？公司的CIO虽然在服务器、网络以及用IT支撑业务上很精通，但是他们对打印不是很关注。惠普可以凭借国内外相似企业的经验，为CIO提供建议，帮助他设计出5000人规模的打印平衡部署方案，一方面减少设备、耗材及服务的浪费、降低整体管理成本，更重要是为CIO提供更可靠，适合用户的需要的整体方案。“经过多年发展，惠普拥有完善的打印机、一体机、扫描仪等产品线，完全可以因用户需要，而提供不同型号或不同数量的打印设备。”柯玉璋说。
　　
　　除此之外，惠普可为用户做全面的打印管理。当用户一年的打印成本是100万时，惠普可以提供一个更便宜的方案，并帮助CIO管理所有的打印设备。“这样的方案CIO会乐于接受。”柯玉璋说：“惠普拥有专业的团队，用软件帮助用户监控所有打印机的用量，并在三个月后对机器进行再调配，同时记录每个部门的打印费用少，让老板清楚地知道每个部门的打印支出，并帮助他们进行管理和控制。”
　　
　　最后一个也是惠普最愿意为用户做的，就是改善用户的工作流程。“红头文件”是中国传统的上传下达的重要方式。传统上，红头文件是由起草单位打印并盖章，然后由专门渠道送达相关部门，并签收和备案。但这个过程，除时间不能保障外，也存在安全隐患。惠普重新设计了红头文件打印流程，将红头文件的电子化传输，提高了传输效率，对文印安全提出了非常高的要求，整个文印系统不仅要保证红头文件在传输过程中不被非法获取、阅读和打印，防止文件内容被篡改，而且还要避免相关管理部门在发生意外后厘清责任。“红头文件只是我们为改变整个工作流程的一个例子，只要是和打印有关的客户要求，我们都有能力去支持。”柯玉璋总结说。
　　
用户接受仍需时日
　　
　　如何让CIO接受这些新理念，是柯玉璋最大的挑战。在他看来，阻碍中国用户推广企业打印2.0主要有三大原因。首先，很多中国CIO还在用传统的思想去看待打印问题，比如打印机的团购价、性价比、质量、可回收以及网络速度和功能等。其次，很多CIO并不清楚自己的打印成本是多少，也从没算过打印耗材的花费。对他们来说，整体打印成本是一笔糊涂账，其中的隐性浪费更是不言而喻。第三，CIO或是管理层，如果想真正投资企业打印2.0，他们需要看到投资回报，而这些回报，不是一时半会就能显现的。
　　
　　但柯玉璋也很有信心：“对CIO来说，有两个问题是他们一定会关注，一是提高企业核心竞争力，降低成本、提高生产力。二是关注绿色环保，实现企业可持续的发展。”柯玉璋的理由是，过去CIO将重心放在大型服务器、PC和笔记本，现在他们可以从打印机上找到节流的方法，以提高企业的核心竞争力。另外，CIO需要在惠普的帮助下，共同创造绿色未来。
　　
　　“让CIO接受全套的解决方案有一个过程，所以惠普提供的方案从底层展开，从最初为用户提供一些性能价格更好的设备，逐渐向深层应用渗透，再引导他们关注打印环境管理，最终于改变业务流程，让每个用户都能实现精准打印。”柯玉璋说。